Alasan Pentingnya Menggunakan Pembukuan Pada Bisnis
Pembukuan memiliki peran yang sangat sentral di dalam sebuah perusahaan karena berhubungan dengan pencatatan keuangan. Keberadaannya bahkan sering menjadi salah satu strategi khusus dan sering dikembangkan agar membantu kinerja usaha.
Tanpa proses administrasi yang jelas, sangat mustahil bagi sebuah bisnis untuk bertahan dalam jangka panjang. Kenapa bisa demikian? Kamu bisa menemukan jawabannya secara lengkap pada ulasan di bawah berikut ini.
Kenapa Pembukuan Sangat Dibutuhkan oleh Sebuah Usaha?
Sebuah usaha yang dijalankan secara profesional sangat membutuhkan catatan keuangan secara profesional. Selain terlihat kredibel, hal tersebut bisa dijadikan sebagai analisis terhadap bisnis, memudahkan pembayaran pajak, hingga untuk pengajuan pinjaman.
- Membuat laporan keuangan lebih terstruktur
Administrasi yang tercatat dengan rapi membuatnya lebih mudah untuk dianalisa di kemudian hari. Laporan keuangan secara harian, mingguan, bulanan, hingga tahunan pada akhirnya bisa disajikan secara runtut dan lebih terstruktur.
Hal ini sangat memudahkan tugas seorang pegawai bagian administrasi atau accountung dalam mengelola keuangan perusahaan. Ketika diminta atau diaudit oleh pajak misalnya, Kamu tidak perlu khawatir karena data-datanya mudah dibaca.
- Sebagai Analisa untuk menentukan strategi bisnis
Pembukuan yang dilakukan secara profesional juga bisa menjadi bahan evaluasi tersendiri untuk menentukan strategi bisnis. Dasarnya berasal dari laporan laba rugi sehingga pemilik bisa memetakan hal-hal penting yang perlu dilakukan.
Jika perusahaan di dalam laporan keuangan menunjukan keuntungan, maka data-data di dalam laporan keuangan tersebut bisa menjadi acuan dalam menggunakan strategi bisnis yang telah digunakan karena menguntungkan. Sebaliknya saat usaha sedang lesu, kerugian yang ada bisa Kamu jadikan sebagai bahan untuk evaluasi.
- Memudahkan untuk melakukan penghitungan pajak
Laporan keuangan perusahaan yang rapi dan terstruktur sangat disukai oleh petugas pajak karena mudah dibaca. Secara tidak langsung, hal ini juga memberikan keuntungan pada pemilik bisnis karena termasuk taat pajak.
Data-data yang disajikan juga bukan hasil manipulasi atau fiktif sehingga secara legal sangat sah di mata hukum. Jika lancar membayar pajak, tentu nama perusahaan akan semakin dikenal sehingga meningkatkan kredibilitasnya.
- Untuk pengajuan dana pinjaman ke institusi perbankan
Catatan pembukuan merupakan salah satu syarat diterima atau tidaknya ketika Kamu mengajukan pinjaman ke bank. Pihak bank tentu akan melihat laporan keuangan secara fundamental dan melakukan analisa sebelum memberikan keputusannya.
Jika hasilnya bagus dan dianggap layak, maka pinjaman akan segera dicairkan sesuai dengan kesepakatan. Namun sebaliknya jika tidak berhasil, berarti Kamu harus mengevaluasi kembali pencatatan administrasi tersebut hingga memenuhi standar.
Baca juga : Jangan Ngaku Pebisnis, Jika Sistem Akuntansi & Pembukuan Belum Anda Jalankan
Tips Membuat Catatan Administrasi Keuangan dengan Mudah
Proses dokumentasi administrasi keuangan beserta data-datanya bisa dilakukan dengan langkah-langkah yang sederhana. Kamu hanya perlu mencatat pemasukan dan pengeluarannya terlebih dahulu, membuat neraca laba rugi, kemudian disusun menjadi buku kas.
- Menuliskan pengeluaran dan pemasukan secara berkala
Sebagai langkah awal dari proses pembukuan, Kamu bisa mencatat setiap transaksi pengeluaran dan pemasukan terlebih dahulu. Pengeluaran berasal dari biaya operasional harian, pengadaan bahan baku untuk produksi, serta gaji karyawan.
Sedangkan pemasukan adalah keuntungan yang diperoleh dari bisnis yang dikurangi dengan biaya operasional dan lainnya. Pencatatannya haris dilakukan setiap mendapatkan laba sehingga data tersebut bisa dijadikan sebagai bahan laporan bulanan.
- Menyusun buku kas utama
Berdasarkan data pengeluaran dan pemasukan, Kamu bisa menyusun buku kas untuk mengetahui untung ruginya perusahaan. Dari sana, ambil kesimpulan terhadap hasil yang ada sebagai acuan untuk menentukan anggaran keluar masuk.
Proses pembukuan pada tahap ini harus dilakukan sebaik mungkin dan diteliti kembali karena menyangkut keuangan perusahaan. Langkah selanjutnya adalah menghitung jumlah stok barang, melakukan inventarisir, kemudian menyusun laporan laba rugi.
- Buat laporan neraca laba dan rugi
Laporan laba rugi disusun berdasarkan data-data yang telah diperoleh sebelumnya seperti pendapatan. Tahap ini juga difokuskan untuk melihat beban perusahaan apakah termasuk mendapatkan keuntungan secara maksimal atau justru mengalami kerugian.
Neraca laba rugi termasuk pembukuan yang sangat penting karena hasilnya bisa menjadi acuan untuk dievaluasi. Kamu bisa menentukan strategi berikutnya dari laporan laba rugi tersebut untuk menentukan langkah taktis selanjutnya.
Metode Pencatatan yang Bisa Kamu Pilih
Kamu bisa memilih beberapa metode pencatatan agar proses penyusunan data-data terkait dengan keuangan berjalan lancar. Mulai dari proses penulisan secara manual, menggunakan bantuan software seperti aplikasi akuntansi, atau menggabungkan keduanya.
- Dicatat secara manual
Pembukuan yang dicatat secara manual merupakan metode paling umum dan masih banyak digunakan hingga saat ini. Keunggulan dari dari cara tradisional ini adalah adanya bukti secara fisik sebagai tanda bukti.
Hanya saja, laporan keuangan yang dicatat secara manual memiliki kekurangan seperti rawan hilang dan prosesnya lama. Selain itu, cara ini juga membutuhkan banyak waktu ketika membuatnya dan menghabiskan banyak kertas.
- Menggunakan bantuan software khusus
Menulis laporan seperti neraca dan jurnal dengan menggunakan bantuan aplikasi tertentu kini semakin banyak ditemui. Beberapa dari perusahaan tersebut bahkan menyiapkan tenaga khusus yang dilatih secara intensif untuk menguasai teknologinya.
Pembukuan dengan cara digital ini dinilai lebih cepat, efisien dan tidak membutuhkan banyak kertas (paperless). Hanya saja, kekurangan dari software yang berbasis webs based adalah ketika terjadi kerusakan pada software (bug), mati listrik, tidak adanya koneksi internet.
- Kombinasi antara penulisan manual dan penggunaan software
Cara ini merupakan kombinasi antara metode manual dengan pencatatan menggunakan aplikasi seperti software akuntansi. Selain mempermudah proses pembuatan laporan, keduanya juga memiliki kelebihan yang saling menutupi kekurangan masing-masing ketika digunakan.
Catatan secara manual sangat berguna ketika software tidak bisa digunakan karena kendala teknis dan sejenisnya. Sebaliknya, aplikasi bisa mempermudah pencatatan secara efisien dan hasilnya bisa langsung disimpan di dalam database.
Menyusun laporan keuangan tidak akan bisa dilakukan tanpa melalui proses pengumpulan data dan kemudian dicatat. Hasilnya akan dibuat menjadi sebuah jurnal di dalam sebuah pembukuan agar mudah diperiksa jika dibutuhkan.