Inilah Keuntungan Virtual Office Bagi Pengusaha Pemula
Bekerja di virtual office tengah diminati oleh para pekerja milenial karena lebih santai dan nyaman. Berbeda dengan kantor konvensional yang penuh dengan tekanan sehingga tidak heran jika banyak di antara karyawan yang mudah merasa stres.
Dari sisi legalitas, office online sama halnya dengan konvensional yaitu memiliki izin dan pajak. Tapi kamu tidak perlu khawatir, pengurusan izin dan pajak dapat dilakukan oleh penyedia jasa sewa kantor tersebut. Kamu bisa mencari tahu terkait izin dan pajak sebelum menyewanya.
Meskipun tidak memiliki kantor secara fisik yang mana dapat digunakan sendiri. Virtual office memiliki sejumlah keuntungan bagi perusahaan. Misalnya menghemat biaya sewa sehingga sisa anggaran dapat dialokasikan untuk hal lain.
Office online dapat dijadikan sebagai salah satu solusi bagi perusahaan yang masih merintis atau menengah. Dengan hadirnya jasa sewa kantor online, pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih profesional sehingga mampu meningkatkan kepercayaan klien.
Keuntungan Virtual Office Bagi Pengusaha Pemula
Jika kamu tidak memiliki budget besar untuk usaha bukan suatu penghalang untuk membangun sebuah perusahaan. Berikut sejumlah keuntungan virtual office bagi perusahaan di antaranya:
1. Produktivitas Kerja Lebih Meningkat
Kantor online berbeda dengan kantor konvensional karena kita dapat bekerja di mana saja dengan tenang. Bahkan dapat memilih kapan waktu produktif untuk bekerja selama tugas selesai sesuai deadline yang diberikan. Selain itu, ide-ide kreatif dan inovatif akan tumbuh di waktu produktif.
2. Waktu Kontrak Lebih Fleksibel
Berbeda dengan kantor online, virtual office memiliki kontrak lebih fleksibel. Rentang waktu minimal kontrak mulai dari 3 bulan, namun sebelumnya pastikan terlebih dahulu perjanjian antara penyedia sewa dan konsumen agar tidak diminta biaya tambahan di kemudian hari.
3. Menghindari Macet
Keuntungan selanjutnya ialah tidak terjebak macet sehingga jauh lebih efektif dan menghemat waktu daripada kantor konvensional. Dengan begitu, kita tidak perlu terburu-buru di pagi hari untuk memulai pekerjaan yang mungkin beberapa di antaranya kerap melewatkan sarapan.
4. Menghemat Biaya Operasional
Dengan menggunakan virtual office, perusahaan bisa menghemat biaya operasional seperti instalasi perlengkapan kantor, meja, internet, tagihan listrik, telepon dan lainnya. Bahkan kamu dapat menghemat hingga 90% karena biaya sewa sudah termasuk layanan yang ditawarkan.
5. Menekan Kepadatan Bangunan
Bagi kamu yang tinggal di kota besar seperti Jakarta, tentunya sudah mengetahui jika jumlah bangunan sudah relatif banyak. Dengan menggunakan kantor online, kamu turut berpartisipasi dalam mengurangi kepadatan dan alih fungsi lahan.
6. Meningkatkan Citra Branding Perusahaan
Keuntungan virtual office yang tidak kalah penting ialah meningkatkan citra branding perusahaan. Ini karena kantor online turut mempermudah klien dalam menjalin kerja sama. Terlebih jika kamu memiliki lokasi strategis sehingga mudah dikenal oleh banyak orang.
Baca juga : Cara Cerdas Melakukan Sistem Sewa Kantor dengan model Virtual Office
Cara Memaksimalkan Manfaat Kantor Virtual
Meskipun online, kantor virtual memiliki banyak layanan lengkap untuk menunjang kebutuhan perusahaan yang baru berkembang. Misalnya ruang meeting, telepon kantor, dan layanan resepsionis profesional. Berikut cara memaksimalkan manfaat kantor online di antaranya:
1. Meningkatkan Komunikasi Langsung
Meskipun online, ada baiknya meningkatkan komunikasi secara langsung untuk menghindari miskomunikasi dan mempermudah pemahaman. Selain itu, melalui komunikasi secara langsung dapat memberikan kedekatan secara emosional antara karyawan.
2. Sering Gunakan untuk Meeting
Salah satu keuntungan virtual office ialah memiliki ruangan meeting untuk melakukan pertemuan dengan klien atau membahas masalah internal. Biasanya ruangan meeting akan diberikan dalam satu minggu atau bulan. Dengan begitu manfaatnya dapat kamu rasakan secara maksimal.
3. Gunakan Layanan Multimedia Secara Maksimal
Kantor online biasanya memiliki layanan multimedia lengkap seperti proyektor untuk presentasi. Selain itu, jaringan multimedia yang disediakannya juga lebih lancar sehingga kamu bisa memanfaatkannya untuk rapat secara langsung atau video call dengan karyawan.
4. Sering Sharing Ide
Saat istirahatkamu dapat keluar gedung untuk bertemu dengan banyak orang. Saat bertemu, mulailah pembicaraan dengan sharing ide daripada hanya beristirahat di ruangan saja. Sharing ide dapat kamu jadikan acuan untuk mengembangkan bisnis.
5. Gunakan Grup Online
Grup online di virtual office bisa kamu gunakan sebagai media komunikasi atau video call dengan banyak karyawan di luar ruangan. Terkadang kamu sebagai atasan memiliki waktu singkat sehingga tidak memungkinkan bertemu langsung.
6. Gunakan Layanan Mengirim File Online
Karena kantor online memiliki jaringan lancar, kamu bisa menggunakan ruangan virtual untuk mengirim file. Dengan begitu, semua orang di kantor dapat mengaksesnya dengan lebih cepat sehingga tidak ada lagi pertukaran flashdisk yang mungkin memakan waktu lama.
Beragam Kesalahan Saat Memilih Kantor Virtual
Banyaknya jumlah kantor online yang ditawarkan, pilihlah sesuai dengan kebutuhan. Meski banyak keuntungan yang ditawarkan, jangan sampai kamu salah memilih kantor online. Berikut beragam kesalahan yang kerap dilakukan, di antaranya:
1. Tidak Menyesuaikan dengan Kebutuhan Bisnis
Salah satu kesalahan yang kerap dilakukan ialah tidak menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis sehingga kantor virtual yang kamu pilih tidak sama dengan harapan. Solusinya, pertimbangkan kebutuhan office online terlebih dahulu sebelum menyewanya.
2. Tidak Mengetahui Budget yang Dimiliki
Tidak mengetahui budget yang dimiliki dapat menyebabkan perusahaan over budget sehingga mengalami kerugian. Solusinya, buat standar anggaran yang dikeluarkan sebelum menyewanya. Meski memiliki budget terbatas, tetap pertimbangkan layanan yang ditawarkan.
3. Tidak Melakukan Riset
Kesalahan terakhir yang membuat kamu tidak dapat mendapatkan kantor virtual sesuai harapan ialah tidak melakukan riset terlebih dahulu. Pertimbangkan legalitas, PKP dan kawasan sebelum memutuskan untuk menyewanya. Selain itu, riset dibutuhkan agar harga sewa tidak kemahalan.
Kantor online memiliki sejumlah keuntungan, khususnya bagi perusahaan yang masih merintis atau menengah. Jangan sampai office yang kamu pilih tidak sesuai dengan kebutuhan. Maksimalkan manfaat virtual office agar biaya sewa tidak sia-sia.