Fungsi Utama Project Management Plan untuk Perusahaan
Project management plan pada umumnya menjadi sebuah rencana suatu proyek perusahaan dijalankan. Dengan menggunakan PMP, tentu saja diharapkan perusahaan bisa menjadi lebih baik dan berjalan sesuai rencana.
Keputusan-keputusan dalam suatu proyek yang sedang berjalan memuat isi berupa 4W.
PMP selalu diangaap sebagai living document yang menyesuaikan terhadap perubahan rencana proyek. Dalam rencana proyek yang berubah, tentu saja manajemen proyek harus diperbarui agar sesuai dengan ketentuan terbaru.
Project management plan dibutuhkan dan berperan penting bagi setiap perusahaan yang berjalan hingga saat ini. Karena dengan PMP membuat perusahaan bisa melaksanakan setiap proyek secara efisien dan lebih efektif.
Walaupun memiliki fungsi penting, bukan berarti penerapan PMP bisa membuat keberhasilan suatu proyek di perusahaan. Karena setiap proses kegiatan produksi di perusahaan akan ditentukan oleh faktor penting lainnya.
Manajemen proyek dapat diterapkan secara optimal untuk membantu perusahaan menghasilkan produk berkualitas. Tentu saja manajemen proyek bisa dijadikan alat perusahaan secara kuat agar memiliki kompetensi dan memahami penggunaannya.
Apabila kamu ingin tahu lebih lengkap tentang PMP, kami akan menjelaskan proses pembuatannya beserta isi dan dasar membuat. Ikutilah seluruh penjelasan di bawah ini agar tahu cara membuat PMP perusahaan.
Cara Membuat Project Management Plan
Dalam pembuatan PMP, manajer proyek berperan penting karena langsung turun tangan membuatnya. Bagi yang belum tahu, manajer proyek merupakan seseorang yang bertanggung jawab dari proses awal pembuatan PMP sampai akhir.
Baca juga tautant berikut ini : https://frconsultantindonesia.com/id/apa-itu-organisasi-struktur-dan-tugasnya/
Oleh karena itu project management plan diawali dari inisiator manajer proyek untuk bisa dijalankan secara optimal. Setelah manajer proyek bertanggung jawab penuh terhadap proses pembuatan PMP, key stakeholder akan membantunya
Tahap kedua terdapat bagian stakeholder yang bertugas untuk mendatangani manajemen proyek dalam perusahaan. Stakeholder juga menjad kunci utama kelompok perusahaan yang punya wewenang mengambil keputusan penting di sebuah industri.
Makanya setiap PMP akan dibuat selalu melewati stakeholder sebagai kunci dasar pembuatan proyek. Jika tidak ada bagian stakeholder yang menandatangani persetujuan, maka tidak bisa dilakukan PMP di perusahaan tertentu.
Karena project management plan bisa berubah, maka akan dikonsultasikan melalui change control. Petugas change control memiliki fungsi penting untuk mengubah proses produksi agar menjadi lebih berkualitas.
Dalam merumuskan perubahan PMP, change control akan memberikan bahan perbandingan antara project baseline dengan project actual. Apabila PMP selesai dibuat, ada istilah kick-off untuk secara resmi memulai manajemen proyek.
Proyek yang resmi berjalan akan dilaporkan kepada stakeholder mengenai berbagai kegiatan dilakukan di dalamnya. Mau proyek besar dan kecil, dokumen manajemen proyek harus diberikan kepada stakeholder secara rutin.
Apa Isi dari Project Management Plan?
Kamu yang akan berkecimpung di dunia industri harus tahu bahwa PMP memiliki fungsi penting untuk perusahaan. Melihat seluruh perusahaan pasti memiliki PMP masing-masing sesuai dengan rencana guna melancarkan kegiatan produksi.
Project management plan memiliki isi yang lengkap dan harus kamu ketahui sebelum terjun langsung ke dunia industri. Agar tidak bingung, inilah isi lengkap dari PMP yang dimiliki perusahaan manapun.
Pengecekan PMP oleh Auditor
Sebelum memulai proyek manajemen, tentu saja auditor akan menanyakan dokumen penting. Beberapa dokumen penting antara lain ada PMP dan project charter, membuat auditor menanyakan isi keseluruhan proyek.
Dalam pertanyaan auditor tersebut, pihak stakeholder harus siap menjalankan suatu proyek supaya tidak ada kendala. Sebab tanggung jawab penuh akan dilakukan seluruh bagian yang berada di perusahaan industri.
Terdapat Baseline
Isi project management plan ada baseline yang dibuat disaat fase perencanaan berlangsung. Adanya 3 baseline yang berlaku seperti scope baseline, schedule baseline, serta cost baseline yang dimasukkan ke PMP.
Pada scope baseline berisi project WBS, WBS dictionary, hingga scope statement. Jika schedule baseline merupakan jadwal proyek akan dijalankan dengan durasi tertentu, cost baseline isinya budget perusahaan dalam menjalankan PMP.
Baseline PMB
Dalam proyek yang dijalani, baseline yang terdapat pada isi PMP biasa disebut Performance Measurement Baseline. Sebab baseline akan dibandingkan dengan proyek yang berjalan apakah sesuai atau belum.
Project management plan pada baseline memiliki performance untuk dilaporkan kepada stakeholder. Dalam laporan tersebut berisi apakah proyek out of scope atau in scope, under/within/over budget, dan behind/on/ahead schedule.
Perubahan
Jika terdapat perubahan terhadap baseline yang telah dieksekusi, tentunya akan masuk ke change control system. Apabila disetujui manajer proyek berhak memperbarui sebuah baseline untuk manajemen proyek lebih baik bagi perusahaan.
Berikut Ini Dasar-Dasar Pembuatan PMP
Pernahkah kamu berpikir bahwa pembuatan PMP membutuhkan dasar-dasar tertentu agar bisa dijalani secara benar. Dalam mengembangkan PMP terdapat dua teknik antara lain seperti teknik fasilitas dan expert judgement.
Membuat project management plan memiliki dasar-dasar penting untuk diperhatikan manajer proyek sebelum memulai PMP. Keberadaan PMP bisa dibuat dengan dasar project charter sebaga perencanaan awal inisiator proses.
Dasar kedua ada output from other processes, yaitu baseline serta subsidiary menjadi output untuk perencanaan lain. Lalu terdapat enterprise environmental factors sebagai standar industri, sistem informasi PMP, struktur organisasi, dll.
Dasar terakhir pembuatan PMP harus menggunakan organizational process assets, yaitu guideline terstandarkan. PMP memiliki tujuan agar perusahaan bisa mencapai tujuan tertentu yang ditarget selama durasi perencaan berlangsung. Apabila PMP berhasil dilakukan, perusahaan akan menerima banyak keuntungan tentunya tidak akan menimbulkan kendala apapun. Adanya project management plan kini bisa berfungsi penting untuk melancarkan aktivitas penjualan di setiap perusahaan.